كلنا قد نواجه بعض المشكلات والتي نحاول الوصول لحل لها، ويا حبذا لو كان هذا الحل حلاً إبداعياً.
إن حل المشكلات بطريقة إبداعية هو إيجاد حل لمشاكلنا بطريقة مبتكرة غير تقليدية من خلال عدة طرق وأساليب تساعدنا في توليد عدة حلول واختيار أفضلها بعد البحث والدراسة.
من أشهر الأساليب التي تساعدنا على توليد الأفكار هو أسلوب العصف الذهني، الذي ابتكره العالم “أليكس أوزبورن” عام 1939 كطريقة لحل المشكلات، وقام بنشر أسلوب العصف الذهني في كتابه “Applied Imagination” عام 1953.
الآن أصبح لا يخلو اجتماع لحل مشكلة في أي شركة أو دورة تدريبية أو ورش عمل تجري تدريبات عملية للمتدربين دون أن تطبق أسلوب العصف الذهني.
فما هو العصف الذهني؟
المحتويات
ما هو العصف الذهني؟
العصف الذهني هو طريقة لحل المشكلات المحددة مسبقاً، من خلال عقد مناقشة جماعية وجمع المعلومات أو توليد الأفكار، حيث يقوم بذلك مجموعة من الأفراد لهم علاقة بالمشكلة ويرغبون بحلها عبر مشاركات غير مقيدة وعفوية في المناقشة.
فوائد أسلوب العصف الذهني
إن أسلوب العصف الذهني له فوائد عديدة كما في الحالات التالية:
- عند التفكير في إنتاج منتج جديد للشركة، حيث يمكن جمع مجموعة واسعة من وجهات النظر للقائمين على تصميم المنتج.
- عند توليد حل للمشكلات التي تواجهها الشركات سواء في الإنتاج أو التسويق أو الحصول على التمويل أو أي مجالات من المجالات الإدارية.
- يفيد العصف الذهني في تعزيز بناء فرق العمل، ودعم العمل الجماعي ومشاركة الآراء والأفكار، حيث يزيد الجهد الجماعي بشكل كبير من عدد الأفكار والمقترحات لأعضاء الفريق.
- في مجال التسويق يستخدم المسوقون العصف الذهني لتوليد أفكار لموضوع الإعلانات والحملات الإعلانية التي يروجون بها المنتجات والخدمات التي تقدمها الشركة، وبالتالي تعتبر طريقة سريعة لإنشاء كمية كبيرة من الأفكار.
- يفيد العصف الذهني عند إدارة المشاريع، حيث يواجه الفريق الخاص بإعداد المشروع مشكلات متعدد أثناء التخطيط والإنشاء للمشاريع.
التجهيز قبل القيام بعملية العصف الذهني
قبل اجتماع الفريق لتوليد الأفكار، يجب تجهيز الغرفة أو القاعة التي يجتمعون فيها بالأدوات اللازمة مثل الأقلام والأوراق ويفضل أن تكون ملونة، ولوحة كبيرة للكتابة أو لتعليق الأوراق عليها، ويجب كتابة المشكلة المراد حلها بوضوح في مكان بارز، يمكن أن تكتب على اللوحة.
يمكن استخدام تجهيز نوع معين من الموسيقى ليتم تشغيلها أثناء العصف الذهني، ولتكن موسيقى هادئ تساعد على الاسترخاء والتفكير في هدوء، ويعتمد ذلك حسب راحة المشاركين.
أيضاً يفضل تجهيز المأكولات الخفيفة والمشروبات، حتى إذا ما استغرقت عملية العصف الذهني وقت طويل بإمكان المشاركين تناول بعض المأكولات عند الحاجة للحفاظ على الطاقة وتعديل المزاج.
العصف الذهني الإلكتروني
أصبحت الفرق الافتراضية (Virtual Team) أكثر انتشاراً مع تطور التكنولوجيا وتطور المنظمات، فقد تحولت منظمات كثير إلى منظمات إفتراضية، تعمل من خلال الإنترنت.
وتطور أدوات التواصل وعقد الاجتماعات عن طريق الإنترنت والعمل عن بعد هو الأساس في بعض الشركات والمنظمات، ولكن ماذا يحدث عندما يحتاج الفريق للاجتماع لعمل جلسة عصف ذهني؟
إن هناك العديد من المواقع والبرامج والتطبيقات التي تسمح بتنظيم المهام وإجراء اللقاءات الإلكترونية منها على سبيل المثال تطبيق “zoom” والذي يسمح بعقد الإجتماعات لجميع أعضاء الفريق في أي مكان كانوا فيه وفي أي وقت وبأي جهاز سواء الهواتف المحمولة أو الحاسب الشخصي، كما يسمح بمشاركة الملفات وتسجيل الفيديو وإجراء حوارات الدردشة أيضاً.
إذا كان خيارك هو العصف الذهني الإلكتروني فيجب أن تجهز لذلك أيضاً بتحديد النظام الإلكتروني المناسب والتأكد من إشتراك كل الأعضاء فيه، وإمكانية الجميع للوصول إلى النظام دون أي مشاكل، وتحديد الوقت الذي سيتم فيه الاجتماع ليدخل الجميع في الوقت المحدد.
قواعد العصف الذهني
للعصف الذهني بعض القواعد الأساسية ليتم بشكل ناجح:
- تحديد المشكلة بوضوح، لأنه من الصعب توليد أفكار لشيء غير محدد بدقة، ويمكن وضع المشكلة في صيغة سؤال يتطلب إجابة له.
- تحديد الفترة الزمنية التي سيتم فيها عملية توليد الأفكار عن طريق العصف الذهني حسب الوقت المتاح للجلسة، مثلاً 15 دقيقة أو ساعة كاملة.
- إدارة عملية العصف الذهني، فكثير من اجتماعات العصف الذهني تنتهي بالنقاش والجدل وفوضى كلامية دون إنتباه للهدف الرئيسي من العصف الذهني.
- جمع أكبر عدد من الأفكار، لأن الهدف من العصف الذهني هو الكم الكبير من الأفكار، وليس نوعيتها وجودتها، فغربلة وفرز الأفكار عملية لاحقة ليس وقتها أثناء توليد الأفكار.
- عرض الأفكار بطريقة مرئية مثل استخدام الرسوم والمخططات والخرائط الذهنية، بما يساعد على رؤية الأمور بطريقة مختلفة ومختصرة ونابعة بالحياة.
- قد يخصص شخص لكتابة الأفكار على اللوحة أو السبورة، والأفضل أن كل شخص يكتب أفكاره على ورقة ويشاركها مع المجموعة، حفاظاً على الوقت.
- يجب الالتزام بنقاط محددة وتوضيحها قبل البدء بجلسة العصف الذهني:
- عدم الحكم أو نقد أي فكرة سواء كان ذلك شفهياً أو حتى عن طريق لغة الجسد.
- تشجيع الأفكار الغريبة وغير التقليدية وغير المنطقية.
- إلغاء الكلمات الهدامة مثل، صعب، مستحيل، باهظة الثمن أو ستكلف كثيراً، قام بها غيرونا ولم يفلحوا.
- تشجيع الحرية في طرح الأسئلة والأفكار طالما وأنها في نفس الموضوع.
- إظهار الاحترام لأفكار الجميع أمر ضروري للوصول إلى نتائج ملموسة.
- إعطاء الفرصة للجميع بالحديث وعدم تهميش أحد.
تحديات العصف الذهني
بالرغم من الحرية التي يسمح بها في العصف الذهني في توليد الأفكار وطرحها دون إصدار الأحكام حيالها، إلا أن هناك مجموعة من التحديدات التي قد تعيق عملية توليد الأفكار.
فالكثيرون يعتقدون أن العصف الذهني مضيعة للوقت، وغالباً ما تتحول الجلسة إلى عدد من الناس يتشاجرون، بينما لا يقول المشاركون الآخرون شيئًا على الإطلاق، لذا يجب التصدي لمثل هذه التحديدات وجعل جلسة العصف الذهني مثمرة ومفيدة.
من أهم التحديات التي تواجه عملية العصف الذهني مايلي:
عدم وضوح المشكلة
إن وضوح موضوع وسبب الجلسة الخاصة بالعصف الذهني من أهم أسباب نجاح الوصول لنتيجة، بعكس عندما تكون المشكلة غامضة وغير مفهومة لأعضاء المجموعة فإنه من الصعب الوصول لحل لها.
لذا إذا لاحظ مدير الجلسة عدم قدرة الأعضاء على فهم المشكلة، يجب أن يستخدم طرق أخرى لتوضيحها مثلأ، طرح أكبر عدد ممكن من الأسئلة حول موضوع النقاش، وهي طريقة سهلة لبدء الجلسة وتدعى “Starbursting“.
حيث يتم طرح الأسئلة “من، وماذا، وأين، ومتى، ولماذا؟“. يضمن هذا الأسلوب أن تتم معالجة جميع جوانب المشكلة وفهم أسبابها الحقيقية، وهي طريقة تساعد على إعطاء تراكم سريع للأفكار.
الخروج عن الموضوع
هناك مشكلة حقيقية لا تخلو منها أي جلسة عصف ذهني، وهي الخروج عن الموضوع، حيث تبدأ المجموعة بتوليد الأفكار، ثم نجد أن النقاش بدأ يخرج عن المسار المحدد له وتبدأ الفوضى الكلامية والجدل في أمور جانبية تدور حول المشكلة الحقيقية ولكن لا تعالجها.
هنا يجب على من يدير الجلسة أن يعيد دفة الحديث دائماً إلى صلب الموضوع ولا يترك الأمور تخرج عن مسارها الصحيح، ويجب أن يذكر المجموعة دائماً بهدف الجلسة وأنه يجب عليهم الخروج منها بأفضل حل ممكن للمشكلة ويجب استغلال الوقت المتاح لهم في ذلك وليس للنقاشات جانبية.
الأشخاص الانطوائيين
قد يكون من ضمن المجموعة أشخاص إنطوائيون هادئون وأخرون منفتحون لديهم الجرأة في التعبير عن أفكارهم وآرائهم، وبالرغم أن الأشخاص الانطوائيين قد يكون لديهم من الأفكار الرائعة إلا أنهم لا يبادرون في الكلام.
ولذا يجب على من يدير الجلسة أن يكون منتبهاً لذلك، ويحاول إدماج الإنطوائيون ضمن المجموعة من خلال تصميم تدريبات مبدئية لكسر حاجز الجليد وإعطاء الفرصة للجميع لتعرف على بعضهم البعض، ومن الممكن أيضاً القيام ببعض الألعاب التدريبية التي تضيف نوع من المرح حتى يتكون نوع من الألفة بين أفراد المجموعة.
ويجب تشجيع الإنطوائيون على التعبير عن أفكارهم، وإعطائهم الوقت للتعود والاندماج مع البقية، ويجب أيضاً مدح كل الأفكار التي يقدمونها دون الحكم أو النقد عليها، لأن ذلك من شأنه إن يمنع مبادرتهم مرة أخرى في التحدث وعرض الأفكار.
من الطرق المفضلة أيضاً التشجيع على كتابة الأفكار بشكل فردي، هذا يساعد في القضاء على التحيز ويشجع الجميع في الفريق لتبادل الأفكار الخاصة بهم، كما أنه يمنح الجميع مزيداً من الوقت للتفكير.
ومع التجربة أرى أن أساليب العصف الذهني الفردية تعطي أفكاراً فريدة أكثر من الأساليب الجماعية التي تمنع بعض أعضاء المجموعة من التعبير عن أفكارهم حول الموضوع.
المتخاذلون
في جلسات العصف الذهني ستجد شخصيات مختلفة في المجموعة، فليس الكل بنفس الحماس ونفس الرغبة في تحمل مسؤولية الخروج بحل للمشكلة، ومن الشخصيات المزعجة أثناء العصف الذهني هم المتخاذلين.
المتخاذلون هم من لا يريدون عمل أي شيء ويقفون موقف المتفرج كأن الأمر لا يعنيهم ولا يمسهم من قريب ولا بعيد.
يجب معرفة كيفية التعامل مع مثل هؤلاء، ومن أفضل الطرق هو أساليب العصف الذهني الفردية التي تعطي وقتاً للتفكير بالحلول بشكل منفردة ثم مشاركتها مع المجموعة.
ويجب على مدير الجلسة أن يتنبه للأشخاص المتخاذلين فقد ينشرون السلبية في المجموعة، لذا كمدير للجلسة حاول أن تكلف المتخاذل ليقوم ببعض المهام، بادر بسؤاله عن رأيه، حمله مسؤولية مثلاً عند تقسيم المجموعة لفرق عمل، أجعله قائد إحدى الفرق أو المتحدث باسمها.
المسيطرون على الحديث
المسيطرون على الحديث، هم من يأخذون دفة الحديث، ويسيطرون على الجلسة، إما لقوة شخصيتهم أو غزارة معلوماتهم، أو حب السيطرة في أي مكان.
في الحقيقة قد يكون الشخص المسيطر من النوع المفيد، خاصة إذا كان يمتلك خبرة كبيرة في موضوع المشكلة، ولكن سيطرته على الجلسة قد تؤدي إلى عدم القدرة على سماع أفكار الأخرين وتوليد أفكار جديدة من وجهات نظر مختلفة ليس لديها خبرة عن الموضوع، فالخبرة ليست كل شيء بل من الممكن أن تحجز الخبرة صاحبها في الأمور التقليدية ولا تجعله يرى الموضوع من زوايا أخرى.
ومرة أخرى أشجع على العصف الذهني الفردي، وهنا يمكن الاعتماد على أسلوب جميل يسمى “Stepladder Technique“.
في هذا الأسلوب تبدأ الجلسة بمشاركة مدير الجلسة للمشكلة مع المجموعة، ثم يغادر الجميع القاعة باستثناء عضوين، ثم يناقش هذان العضوان الموضوع ويعرض كل منهما أفكارهما.
بعد أن ينتهي العضوان من مناقشة الموضوع، يتم إضافة عضو إضافي واحد إلى المجموعة، يساهم العضو الجديد بأفكاره قبل مناقشة الأخريين أفكارهم، وتتكرر هذه العملية حتى يدخل كل أعضاء المجموعة إلى القاعة، وبهذه الطريقة يمكن أن نجمع بين المشاركة الفردية والجماعية للأفكار.
هذا الأسلوب يمنع سيطرة أي عضو على الجميع ويعطي فرصة للجميع بمشاركة أفكاره وعرضها بشكل فردي، ويساعد أيضاً على تشجيع الانطوائيين والخجولين على مشاركة أفكارهم دون الشعور بالخوف.
وتفيد هذه الطريقة عندما يكون حجم المجموعة في حدود 5- 15 شخص، ولكن إذا كانت المجموعة أكبر من ذلك فقد يستغرق الموضوع وقت أطول وقد تصبح غير عملية.
البحث عن الأفكار الجيدة فقط
المبدأ الأساسي للعصف الذهني هو فصل توليد الأفكار عن مناقشتها، وبالتالي الأولوية هي للكمية وليس الجودة، لأننا نحاول في هذه المرحلة أن نكون منفتحين لكل الأفكار والاحتمالات، وتظهر المشكلة عندما يحاول الأعضاء تصنيف الأفكار وغربلتها في أذهاننهم خوفاً من النقد أو الرفض أو إصدار الأحكام حولها.
لذا يجب وضع القواعد منذ البداية أنه لن يتم الحكم على أي فكرة ولا نقد أي رآي، بل على العكس يجب الترحيب بكل غريب وكل فكرة غير مؤلفة وخارجه عن الصندوق.
أحياناً نعتقد أن أفكارنا سخيفة وبمجرد عرضها نجد التأييد أو يتم تكملتها بأفكار الغير، فتظهر فكرة جديدة قابلة للتطبيق.
ضياع الوقت
يجب تحديد الوقت مسبقاً قبل البدء بالجلسة، لأن وضع قيود زمنية يساعد على توليد الأفكار بشكل أسرع، عامل الوقت مهم جداً في بعض المشكلات العاجلة، كما أن إتاحة وقت أطول من اللازمة قد يؤدي إلى المماطلة وعدم استغلال الوقت بشكل مثمر.
لذلك يجب تحديد مدة زمنية للأفراد لكتابة أكبر عدد ممكن من الأفكار، ومدة أخرى لعرض الأفكار، ثم مدة ثالثة يتم مناقشة الأفكار والخروج بالفكرة الأفضل والقابلة للتطبيق.
الخلاصة
تلخيصاً لأهم النقاط التي يجب أن تجعلها في اعتبارك عند القيام بالعصف الذهني
- اجعل المشكلة أو الهدف من جلسة العصف الذهني واضحة تماماً من البداية.
- جهز الأدوات اللازمة قبل الجلسة بوقت كافٍ.
- اسمح للجميع بالحديث، أعطي وقت متساوٍ للأشخاص الصامتين مثل أولئك الذين لديهم ميل للسيطرة على المناقشات.
- السماح لأعضاء بتوليد الأفكار بشكل فردي أولاً، قبل التقائهم للمناقشة والتوضيح.
- التركيز على كمية الأفكار وليس جودتها في البداية.
- أجعل الأمر ممتعاً، وليس جاداً ومملاً.
- ليس هنا سؤال غبي ولا فكرة سخيفة، كل الأفكار والأسئلة مرحب بها.
