فن التفويض : ليس عليك عمل كل شيء

يعد التفويض من الأساليب المهمة لإنجاز المهام والأهداف، فقد تتعدد أسباب اللجوء إليه، خاصة من قبل المديرين الذين يزدحم جدول أعمالهم بالمهام والاجتماعات، وبالتالي من الضروري الاعتماد على الغير في تنفيذ بعضها.

لكن التفويض لا يتم بطريقة اعتباطية، ولا تسند المهام للآخرين دون مراعاة عدة أمور، ولكن أولاً دعونا نعرف ماذا نعني بالتفويض؟

مفهوم التفويض

التفويض هو مبدأ أساسي في الإدارة ويعني إعطاء جزء من السلطات والصلاحيات من المدير لمرؤوسيه لإنجاز بعض المهام، والتفرغ إلى أعمال أخرى أكثر أهمية.

ويجب معرفة أن التفويض قد يعد نوع من أنواع التدريب بحيث تسند بعض المهام لتكوين صف ثاني جاهز ومستعد لشغل مناصب إدارية أعلى في حالة حدوث أي وظيفة شاغرة، وقد يعرف هنا بالإثراء الوظيفي.

وهناك نقطة هامة ينبغي الإشارة إليها وهي أن التفويض يكون للسلطة (Authority) وليس للمسئولية (Responsibility)، أي أن عملية التفويض لا تؤدي إلى إلغاء المسئولية، حيث يبقى المفوض هو المدير هو المسؤول عن أداء المفوض إليه أي المرؤوس أو الموظف، ويحاسب على نتائج الأعمال التي تمت أمام رئيسه.

أهمية التفويض

يعتبر التفويض عملية إدارية مهمة جداً لعدة أسباب:

التركيز على الأهداف بعيدة المدى

المديرين الذين يقومون بكل الأعمال قد يقضي جزء كبير من وقته في تنفيذ أعمال بسيطة وروتينية يمكن أن يقوم بها غيره، لذا يلجأ المديرون إلى التفويض لخلق وقت للتخطيط والأعداد للأهداف الأكثر أهمية والتي تستدعي وقتهم و انتباههم أكثر من غيرها، وهنا يصبح من الضروري تفويض الأعمال الروتينية إلى المرؤوسين الذين يمكنهم تنفيذها.

تدريب الموظفين

وقد لا يفوض بعض المديرين لانعدام الثقة في المرؤوسين أو لحب السيطرة على كل صغيرة وكبيرة في المنظمة بما يجعلهم، ويكون كل شيء تحت تحكمهم الكامل، إلا أن ذلك عواقبه كبيرة منا عدم تحقيق إنجاز ملحوظ على المستوى الشخصية والتنظيمي وعدم تأهيل وتدريب صف ثاني من الموظفين للإحلال الوظيفي.

نوع من أنواع التحفيز

إن تكليف الموظف بمهم أعلى من مستواه الوظيفي يشعره بالحماس والرغبة في القيام بمهام لم يقم بها من قبل وتمثل تحديًا بالنسبة له.

إدارة الأولويات

يساعد التفويض على إدارة الوقت وترتيب الأولويات بتوفير جزء كبير من الوقت في الأمور الهامة وعدم التشتت في الإجراءات البسيطة والشكليات التي يمكن أن يقوم بها الغير.

بعض الأمور التي يجب مراعاتها عند التفويض

لا شك أن التفويض مهم بالقدر الذي وضحناه ، إلا أنه يجب أن يتم بطريقة سليمة وليس جزافاً، لذا وجب مراعاة بعض الأمور:

• اختر الشخص المناسب، فإن سر النجاح في التفويض هو اختيار الشخص المناسب وإلا أصبح التفويض وبالاً عليك.
• ثق في من ستفوضه للقيام بالعمل، الشك يولد الأخطاء.
• تأكد من وضوح خطوط السلطة، ومدى صلاحية التفويض للموظف المختار، فلا يصح التفويض بأمور العمل لمن هم ليسوا تحت سلطتك.
• وازن بين احتياجات العمل وقدرات الموظف، لا تفوض إلا لمن لديه القدرة على تحمل مسئوليات اتخاذ القرار، ولديه المهارات والخبرات المطلوبة لتأدية المهمة.
• فوض النتيجة النهائية وليس بطريقة العمل، كما لوحظ أن تكليف الشخص بإنجاز مهمة بأكملها، يشعره بالإنجاز والتحفيز أكثر مما لو قام بإنجاز جزء بسيط منها.
• حدد نتائج واضحة عند تكليف المهام واشرح المهمة التي يراد تفويضها، وفسر بوضوح ما الذي يجب عمله، وضع معايير لقياس النتائج.
• فوض المهام الصغيرة إلى الموظفين الجدد، فهذا سوف يعطيهم الفرصة لبناء ثقتهم بأنفسهم، وينمي قدرتهم على إنجاز المهام الأكبر.
• أقبل طرح الأسئلة وقدم مقترحات لمساعدة الموظف على القيام بالعمل وناقشه في النتائج.

تصنيف المهام

إذن علمنا أن التفويض مهم، كيف أعرف ماذا يمكنني أن أفوض؟، هنا عليك بتصنيف المهام المطلوبة منك وتحدد ما الذي يمكن تفويضه، وذلك كما يلي:

• مهام يمكن القيام بها.
• مهام يمكن القيام بها بمساعدة الآخرين.
• مهام يمكن القيام بها، ويمكن للآخرين القيام بها إذا أعطوا الفرصة.
• مهام يمكن أن يقوم بها الآخرين، ويمكنك المساعدة عند الحاجة.
• مهام يجب أن يقوم بها الآخرين.

في هذه الحالة تستطيع تفويض المهام في الفئة الرابعة والخامسة مباشرة، ويجب أن تبحث عن من يمكن أن تعطيه الفرصة في مهام الفئة الثالثة، أما الفئة الثانية والأولى فهي التي يجب أن تأخذ الجزء الأكبر من وقتك ويمكن طلب المساعدة فيها.

الخلاصة

التفويض من الأساليب الإدارية المهم لأي مدير، وتعتبر طريقة لإدارة الوقت وترتيب الأولويات بالإضافة إلى فرصة تحفيز وتدريب الموظفين.

بالرغم من ذلك لا تتم عملية التفويض بطريقة اعتباطية، وإنما يجب مراعاة عدة أمور حتى تتم بطريقة حكيمة تحقق الهدف المرجو منها.

ويجب عليك تصنيف المهام إلى فئات تحدد ما المهام التي يمكن تفويضها وما المهام التي يجب أن تقوم بها بنفسك.

الأسئلة الأكثر شيوعاً