قد يتساوى عدد من الأفراد في المهارات والخبرات والقدرات لإنجاز عمل معين، إلا أنه قد يوجد بينهم تفاوت في مستوى الأداء ، بسبب تفاوتهم في درجة الرغبة والحماس لإنجاز العمل المناط بهم، وهذه الرغبة أو الحماس هو ما يطلق عليه بالدافع.
إذن الدافع هو عبارة عن قوة داخلية لدى الإنسان توجهه للتصرف من أجل إشباع حاجة معينة لديه، حيث أن عدم إشباعها يحدث بداخله توتراً معيناً، فالدافع عبارة عن تعبير نفسي داخلي لإشباع حاجات الفرد .
لذلك يمكن القول أن وراء كل دافع حاجة غير مشبعة، وأن الحاجة غير المشبعة (Unsatisfied-Need) تخلق حالة من التوتر أو عدم التوازن لدى الفرد، وهذه الحالة تثير دوافع أو بواعث داخل الفرد (Drive)، وهذه البواعث ينتج عنها بحث الفرد عن سلوك لإنجاز أهداف معينة، إذا حققها فهي تشبع حاجاته وتؤدي إلى تقليل التوتر لديه، فمثلاً شعور شخص بالجوع (الجوع هنا حاجة غير مشبعة أي منبه) يخلق حالة من التوتر لديه، هذه الحالة تحركه أو تدفعه (دافع / طاقة داخلية) للبحث عن الطعام (سلوك البحث)، وإذا حصل على الطعام (إنجاز الهدف) وتناوله يشبع جوعه (إشباع الحاجة)، والذي يؤدي بدوره إلى تخفيف التوتر لديه.
أما الحوافز فهي عبارة عن المؤثرات الخارجية (مثل الكفاءة ، الترقية، رسالة شكر…) التي تدفع الفرد نحو بذل جهد أكبر في عمله، بعبارة أخرى يمكن القول أن الحوافز هي مجموعة من العوامل والأساليب التي تستخدم للتأثير في سلوك الأفراد العاملين، وتحثهم على بذل جهد أكبر وزيادة الأداء كماً ونوعاً، بهدف تحقيق أهداف المنظمة، وإشباع حاجات الأفراد ذاتهم.
وهكذا فإن الحوافز عبارة عن فرصة توفرها المنظمة أمام الفرد لتثير بها رغبته، وتخلق لديه الدافع للحصول عليها، وإشباع حاجة يشعر بها، ويريد إشباعها، لتحقيق أداء أفضل.
وفي الأخير يمكن القول أن الحوافز أيضاً عبارة عن المقابل للأداء المثمر، وبناء على هذا المفهوم للحوافز، فإن المرتبات والأجور اعتمدت فقط لمقابلة قيمة الوظيفة ، وطبيعتها، ومستواها، وللوفاء بالمتطلبات الأساسية للعامل، ولا يجب نهائياً اعتبار الحافز جزءاً مكملاً للأجور والمرتبات.
