بما أن التغيير هو الثابت الوحيد فإن المنظمات يجب أن تتغير، وعملية التغيير هذه قد تكون فجائية وقد تكون عملية مخططة تعرف بالتطوير التنظيمي.
إن تبني المنظمات منهجية التطوير التنظيمي يسمح لها بأن تكون مستعدة وجاهزة لأي مفاجأة في البيئة المحيطة بها، حيث لا يكفي تدريب الموظفين وتطويرهم في مسارهم الوظيفي فقط، إنما يجب أن تحدث نوع من التطوير المستمر، سواء كان كلي أو جزئي.
التطوير التنظيمي قد يكون تطوير يشمل إعادة هيكلة المنظمة ككل، أو تطوير جزئي لأساليب العمل أو الأهداف والسياسات واللوائح والأنظمة الداخلية، حسب ما تقتضيه الظروف الطارئة.
المحتويات
تعريف التطوير التنظيمي
هو عمل مخطط يهدف إلى إحداث تغيير كلي أو جزئي في الجوانب البشرية والمادية والنظم وغيرها، بغرض جعل المنظمة قادرة على التفاعل مع البيئة الخارجية بطريقة كفؤة وفعالة لتحقيق أهدافها.
لاحظ أن التطوير التنظيمي:
- ينشد التغيير ولكن تغيير مخطط وليس عشوائي.
- خطط التطوير التنظيمي طويلة المدى لأن تأثيرها يمتد لأعوام عديدة.
- قد يحدث التطوير التنظيمي تغيير شامل لكل مكونات المنظمة أو جزئي على بعض إداراتها أو أساليب العمل المتبعة.
- قد يتم الاستعانة بخبرات من خارج المنظمة للتخطيط للتطوير.
- أحداث أي تطوير في أي جانب من جوانب المنظمة لابد من أن يتبعه تغيير في بقية الجوانب مثل الموارد البشرية والتسويق وغيرها وذلك لأن المنظمة هي كيان يتأثر ببعضه البعض.
هدف التطوير التنظيمي
يهدف التطوير التنظيمي إلى إحداث التغيير اللازم لمواكبة المنظمة بالتغيرات البيئية الخارجية المحيطة بها أو البيئة الداخلية من خلال اكتشاف الجوانب التي بحاجة لتغيير وتحسين الأداء بشكل يحقق الكفاءة والفعالية للمنظمة.
مجالات التطوير التنظيمي
التطوير التنظيمي لا يقتصر على جوانب معينة وإنما يشمل كل المنظمة حسب الظروف والمواقف التي تستدعي التطوير.
ولكن يمكن ذكر بعض المجالات التي قد توضح أهم الجوانب الأساسية التي يجب التركيز عليها فقد يكون الحاجة للتطوير تبدأ فيها.
الموظفين
يعتبر المورد البشري من أهم الموارد التي في المنظمة والتي يجب عليها تطويرهم وتدريبهم ليتمكنوا من أداء وظائفهم بكفاءة وفعالية.
قد يكون التطوير للموظفين كماً كزيادة العدد أو تخفيضه، ونوعياً من خلال تأهيلهم أو توظيف الخبرات والكفاءة اللازمة لتطوير العمل.
التكنولوجيا
مع التطورات المتسارعة والاختراعات المبدعة في العصر الحالي، أصبح من الضروري أن تراقب المنظمة التكنولوجيا الخاصة بمجال عملها عن كثب، وتعرف كل جديد يمكن إن يضيف لمكانتها في السوق ويطور من منتجاتها أو خدماتها.
الموارد المادية
حيث يشكل توسع المنظمة من ضروريات التطوير وبالتالي قد تحتاج لمباني جديدة أو آلات ومعدات أو مخازن وشاحنات نقل وغيرها.
ثقافة المنظمة وبيئتها الداخلية
يجب إعادة النظر في البيئة الداخلية للمنظمة ومعرفة الثقافة السائدة فيها وهل تستدعي التحديث والتغيير، وهل هي تتماشى مع جميع العاملين فيها، بالإضافة إلى القيم المتبناه والسياسات والقوانين واللوائح المتبعة.
الهيكل التنظيمي
مع التطوير التنظيمي قد يتم استحداث وظائف جديدة أو دمج بعضها، ليتماشى من التطور الجديدة، وقد يكون المشكلة في أن الهيكل التنظيمي القائم لا يخدم التسلسل الإداري المطلوب للعمل مما يؤدي إلى إعاقة سير العمل وازدواجيته أو تضارب في السلطة والمسؤولية، وبالتالي يتطلب إعادة النظر في نوع الهيكل المتبع، ونطاق الإشراف لكل مدير في الإدارات على المستويات التنظيمية المختلفة.
مراحل التطوير التنظيمي
أولاً: الشعور بالحاجة للتطوير
إن الشعور بالحاجة بالتطوير هي أول مراحل التطوير التنظيمي عن الشعور بوجود خلل ما داخل المنظمة أو اتجاه معين في سوق العمل يجعل المنظمة تشعر بوجود تهديد أو عوائق تقف أمام نمو المنظمة واستمرارها، ويمكن معرفة مدى الحاجة إلى التطوير من خلال:
- نتائج تقييم الأداء.
- التقارير المالية والإنتاجية.
- التكنولوجيا المستخدمة بالمقارنة من التكنولوجيا المتطورة في السوق.
- اللوائح والقوانين والسياسات المتبعة ومدى مرونتها.
- انخفاض الروح المعنوية للموظفين.
- نسبة الزيادة في مشاكل الغياب والاستقالات والشكاوى.
ثانياً: تحديد السلطات المخولة بالتطوير التنظيمي:
عند إجراء عملية التطوير فإنه يجب تحديد الجهة المسؤولة والتي ستتولى عملية التطوير، والتي غالباً ما تكون الإدارة التي يتم التطوير فيها، إلا أنه قد تشترك أكثر من إدارة قد يشملها عملية التطوير وربما كل الإدارات في المنظمة.
كما يجب أن ننوه أن الإدارة العليا هي صاحبة السلطة والقرار الأول والأخير بإجراء التطوير اللازم، باعتبارها هي من تضع السياسات والاستراتيجيات واللوائح والخطط، فإن كانت تتمتع بنمط قيادة يسمح بإعطاء جزء من الحرية للتصرف في عملية التطوير فستقوم بالتنسيق مع الإدارة الوسطى لإتمام ذلك.
وتلعب الإدارة الوسطى دوراً أساسياً في عملية التطوير وذلك لأنها حلقة الوصل بين الإدارة العليا والإشرافية، كما أنها الإدارة التي تمتلك المتخصصين في الجوانب الإدارية والفنية والتقنية التي يعتمد عليها عمل المنظمة مثل الإنتاج والتسويق والتمويل وغيرها، وتمتلك مخزون من البيانات والمعلومات الضرورية لتشخيص الوضح الحالية للمنظمة وإدراك موضع الخلل الذي يحتاج إلى تصحيح وتطوير.
ثالثاً: التهيئة لعملية التطوير
بعد تحديد الحاجة للتطوير والجوانب التي سيتم تطويرها، تأتي مرحلة التهيئة للقيام بعملية التطوير، ويظهر في هذه المرحلة العديد من المشكلات، بسبب مقاومة الناس للتغيير وخوف البعض من عدم تحقيق الهدف من التطوير.
وتقع هناك مسؤولية كبيرة جداً على القائمين بعملية التطوير لإقناع الموظفين على التعاون لتنفيذ عملية التطوير، وذلك من خلال تعزيز القوى المساندة لعملية التطوير وتحديد أساليب الإقناع المناسبة للأطراف المعارضة.
ويمكن اتباع الأساليب التالية:
- طمأنة الموظفين وتقديم الإثباتات التي تؤكد ضرورة وأهمية التطوير.
- منح الموظفين مهام تعطيهم فرصة المشاركة في تحليل وضع المنظمة وتشخيص مشكلاته حتى يدركوا أهمية التطوير.
- توضيح فوائد التطوير التي ستعود على الموظفين بشكل خاص وعلى المنظمة بشكل عام.
- تحسين وسائل الاتصال وسياسة الباب المفتوح لتقديم المقترحات والتوصيات اللازمة.
- تحسين نمط القيادة المتبع ونظم الحوافز وتشجيعهم على تبني التطوير ودعمه.
رابعاً: اتخاذ القرار المناسب لإحداث عملية التطوير
بعد انتهاء الخطوات السابقة، وتجهيز كل ما يلزم لعملية التطوير يتم اتخاذ القرار المناسب لإحداث التطوير، ينبغي أخذ الوقت الكافي والطريقة المناسبة لإصدار القرار.
خامساً: وضع خطة التطوير التنظيمي
بعد تحديد السلطة المخولة بالتطوير واتخاذ القرار لإحداث التطوير، وتحديد الجانب الذي سيتم تطويره وتكوين فريق عمل خاص بعملية التطوير يتكون من الخبراء والسلطة المختصة والإدارات المعنية، يتم وضع خطة محددة واضحة الأهداف والمراحل لتنفيذ التطوير المطلوب.
سادساً: تحديد أساليب التطوير التنظيمي
تختلف الأساليب المتبعة لتحقيق التطوير التنظيمي وإقناع الموظفين به باختلاف المجال الذي نسعى لتطويره، من هذه الأساليب:
1. الإدارة بالأهداف
الإدارة بالأهداف من أشهر الأساليب التي ابتكرها بيتر دراكر، والتي تبنى على فرضية المشاركة في اتخاذ القرار.
تعمل الإدارة بالأهداف على بمشاركة الموظفين على أهداف أساسية والعمل على تحقيقها، مما يعطي جزء من المسؤولية على الموظف ومعنى بأهمية العمل عند تحديد الهدف بنفسه .
من مزايا هذا الأسلوب أنه يركز على النتائج ورفع الروح المعنوية للموظفين بسبب مشاركتهم في تحديد الأهداف.
2. تدريب الحساسية
من أنواع التدريب التي تتبع لتحقيق التطوير التنظيمي هو تدريب الحساسية، حيث يستند مفهوم هذا التدريب على الصراحة والوضوح بين المشاركين بالتعليق على العمل والسلوك والتصرفات المتبعة بكل حرية دون حساسية فيما بينهم.
هذا النوع من التدريب يهدف إلى خلق الثقة بين المشاركين، بالإضافة إلى الشفافية في العمل دون مجاملة أو تحيز.
3. أنشطة التشخيص
وهي عبارة عن أنشطة يقوم بها المدراء لتشخيص الوضع الحالي للمنظمة والخروج بمجموعة من التوصيات والمقترحات التي يتم تحويلها إلى برامج عمل لمعالجة المشكلات وتصحيح الوضع.
من هذه الأنشطة عقد الإجتماعات والمقابلات وتوزيع استطلاعات للرأي بين الموظفين .
4. بناء فريق العمل
يقوم المختصون بعملية التطوير بجمع البيانات الخاصة بالجوانب التي تستلزم التطوير ، ثم يتم بناء فريق عمل يتكون من المسؤولين على الجانب الذي يتطلب التطوير أو يواجه مشكلة، مثلاً إدارة الإنتاج أو التسويق.
ثم يتم مناقشة موضوع التطوير اللازم، من خلال عقد لقاءات منتظمة ومناقشات لتوضيح كل تفاصيل العمل وبناء خطة عمل لإجراء عملية التطوير.
5. الإثراء الوظيفي
يعتبر الإثراء الوظيفي من الأساليب الإدارية التي تهدف إلى إعادة تصميم العمل بطريقة تحقق التحفيز ورفع الروح المعنوية للعاملين .
كما يستخدم أيضاً في عملية التطوير التنظيمي بإعداد صف ثاني جاهز لمواجهة أي تغيرات أو ظروف مفاجئة لمن يشغلون المناصب العليا في الإدارة، بحيث لا يتوقف العمل إنما يستمر كما كان عليه.
وبالتالي يلزم تطوير وتأهيل الموظفين لمواجهة أي مواقف خارجة عن المألوف والقدرة على السيطرة على الموقف، وقد تحدثنا عن الإثراء الوظيفي في مقال أخر بالتفصيل يمكنك الرجوع له لمعرفة هذا الأسلوب أكثر.
سابعاً: تقييم عملية التطوير
يجب متابعة تنفيذ التطوير بشكل مستمر لمعرفة مدى تطبيق القرار وتنفيذ الخطة المتفق عليها، وتصحيح أي انحراف عن الخطة الموضوعة، من خلال تقديم الحلول المناسبة.
المعلومات الناتجة عن عملية التقييم تعتبر تغذية عكسية لعملية التطوير بحيث يتم الاستفادة منها لتعديل الخطة وتصحيح الانحرافات.
الخلاصة
التطوير التنظيمي عمل مخطط يهدف إلى إحداث التغيير المطلوب لتطوير المنظمة بحيث تتواكب مع التغيرات المحيطة بها وتأدية أعمالها بكفاءة وفعالية.
وتمر عملية التطوير بسبعة مراحل أساسية يتم من خلالها معرفة مدى الحاجة للتطوير والأساليب المتبعة لإجراء عملية التطوير، وتحديد من المسؤول عن التطوير، ثم وضع الخطة المناسبة للتطوير واتخاذ القرار بالتنفيذ ومتابعة وتقييم عملية التطوير.
