كثيراً ما تواجه المنظمات قلة إنتاجيتها بسبب ضعف الأداء، والذي قد يكون هناك عدة عوامل هي المسببة في ذلك، لكن في الغالب يتم إلقاء اللوم على الموظفين، على الرغم من أنه قد تكون هناك أسباب خارجة عن سيطرة الموظف هي التي تؤدي إلى ضعف أدائه.
من المحتمل أن تجد أحد أعضاء الفريق لديه ضعفًا في أدائه، وفي هذه الحالة يجب تحديد مكامن الضعف ومعرفة أسبابها واستعراض الحلول الممكنة لتحسين أداء الموظف ثم البدء بتطبيق هذه الحلول ثم تقييم أدائه بعد فترة لمعرفة مدى فاعلية الحلول المطبقة.
لكن بشكل عام هناك ثلاثة احتمالات يمكن أن نعزو ضعف أداء الموظف إليها وكيف يمكن التعامل معها، كما سنرى.
ما هي أسباب ضعف أداء الموظفين؟
بشكل عام يمكن تحديد ثلاثة احتمالات رئيسية لضعف الأداء الموظف في المنظمة
ضعف القيادة
قد يكون ضعف القيادة هي سبب ضعف أداء الموظفين، لأن من مسؤولية المدير أن يحدد النتائج المتوقعة من العمل ومستوى المهارة والجدارة المطلوبة، وكذلك هو من يجب أن يوضح ذلك للموظفين في إدارته، في حالة عدم فهمه لما هو متوقع.
مشاكل في نظام العمل
قد يتأثر الأداء أيضاً بنظام العمل، فإن كان النظام يعاني من مشاكل سوء التخطيط والتنظيم فلا يمكننا أن نلوم الموظفين عن ضعف أدائهم ونتائج الأعمال، لأن ذلك يعتبر خطأ في الإدارة ويجب أن يتم حل هذه المشكلة اِبْتَدَأَ ثم متابعة أداء الموظفين.
ضعف أداء الموظف
قد يكون سبب ضعف الأداء يرجع إلى الموظف وطريقة تنفيذه للمهام، وفي هذه الحالة قد يكون ضعف الأداء يرجع للأسباب التالية :
ضعف في القدرات
بمعنى عدم قدرة الموظف على تنفيذ المهام المطلوبة منه بسبب ضعف في قدراته.
مثلًا إذا كان العمل يتطلب قوة جسدية لتحمل رفع مواد ثقيلة الحجم، والعامل بنيته ضعيفة لا يستطيع القيام بهذا العمل، فلا شك أن أدائه سيكون ضغيفًا.
نقص في المهارة
نقص المهارة سببًا أساسيًا لضعف الأداء، الموظف الذي تنقصه المهارة هو لا يعرف كيف يقوم بتنفيذ المهام.
على سبيل المثال، طُلب من موظف كتابة إعلان لإحدى المنتجات الجديدة، وليس لدى الموظف المهارة في كتابة الإعلانات الدعائية، فلا تتوقع أن يكتب الإعلان بشكل جيد وعلى الأغلب سيبذل مجهودًا كبيرًا ووقتًا طويلًا ولن تكون النتائج مرضية.
اختلاف في الإتجاهات
ربما قد يكون السبب هو في الإتجاه والاعتقاد الخاص بالموظف (attitude)، فهو لا يرغب في القيام بهذا العمل لانه لا يتوافق مع اتجاهاته الشخصية.
مثلاً إن يطلب من أحد الموظفين أن ينظم إلى فريق عمل مكون من بعض زميلاته الموظفات ولكنه لا يرغب بالإختلاط أو العمل مع سيدات.
قصور في فهم توقعات الإدارة من الموظف
بمعنى أن الموظف لم يفهم ما المطلوب منه القيام به في الأساس، لذا قد تجده متخبطاً في عمله بما يؤثر سلباً على أدائه.
ولكن إذا لم نستطع تحديد سبب ضعف الأداء، هل كان بسبب المديرين أم النظام أم الموظف؟، في هذه الحالة يمكن اتباع الخطوات التالية في محاولة لمعرفة وحل مشكلة ضعف الأداء.
خطوات لمعرفة وعلاج أسباب ضعف أداء الموظف
- شخص المشكلة بدقة من خلال دراسة النتائج المتوقعة والمتحققة، وذلك لتحدد مكامن الخلل.
- ضع خطة عمل متفق عليها بين جميع الأطراف ذات العلاقة بالأداء (مدير – موظف – إدارات).
- تأكد من توفر متطلبات تنفيذ الخطة من موارد إضافية أو قرارات يجب أن تتخذ أو تدريب أو كوتشنج أو سياسات يجب أن تعدل.
- راقب التقدم وأحصل على معلومات بشكل دوري للتأكد من أن الخطة تسير في الطريق الصحيح.
- قدم تغذية راجعة وأضف توجيهات وتعديلات إضافية كل ما تطلب الأمر.
- إن كان ضعف الأداء يرجع لأسباب تعود لإهمال أو تقصير متعمد، يمكن أن تقوم بإجراءات تأديبية أو تنبية غير رسمي لضرورة تحسين الأداء.
