يعد الاستقطاب من وظائف إدارة الموارد البشرية الأساسية والتي من خلالها تستطيع الإدارة الحصول على أفضل المرشحين لشغل الوظائف الشاغرة في المنظمة.
فما هي وظيفة الاستقطاب وماهي المهام المنوطة بها، وكيف يمكن استقطاب افضل المرشحين، هذا ما سنعرفه في هذا المقال.
المحتويات
مفهوم الاستقطاب
يعرف الاستقطاب بأنه عملية جذب مجموعة كافية من طالبي العمل المؤهلين الذين يمكن أن يكونوا قاعدة يمكن الاختيار منها أصلح المتقدمين لشغل الوظائف المتاحة في المنظمة.
يتمثل هدف الاستقطاب في توفير أكبر عدد ممكن من المتقدمين المؤهلين بأساليب قانونية ليكونوا قاعدة يتم الاختيار منها.
مهام وظيفة الاستقطاب
القائمون على وظيفية الاستقطاب يوكل إليهم عدة مهام وهي كما يلي:
- إعداد وتجهيز كل الوثائق اللازمة لعملية الاستقطاب، مثل : الوصف الوظيفي، ووصف شاغل الوظيفة، والتي تساعد في تحديد المواصفات المطلوب توفرها في للمتقدمين للوظيفة الشاغرة.
- تحديد مصادر الحصول على الموارد البشرية اللازمة لشغل الوظائف الشاغرة في المنظمة، والتي تختلف من وظيفة إلى أخرى بأختلاف العدد والمواصفات المطلوبة.
- تحديد مكونات الإعلان الذي سيتم نشره للإعلان عن الوظائف الشاغرة ، وتحديد متطلباتها والمزايا المقدمة لهذه الوظائف.
- التنسيق مع بقية أقسام إدارة الموارد البشرية مثل قسم الأجور والحوافز وقسم التدريب والتطوير وغيره، لتحديد عوامل جذب لأفضل المرشحين للوظائف.
مصادر استقطاب الموارد البشرية
تسعى إدارة الموارد البشرية إلى توفير أفضل المرشحين لشغل الوظائف الشاغرة، وللحصول عليهم يجب تحديد مكان توفر هذه القوى البشرية من خلال تحديد المصادر المناسبة، وغالباً ما تنقسم مصادر الاستقطاب للمرشحين لشغل الوظائف الشاغرة إلى قسمين، مصادر داخلية ومصادر خارجية، سيتم توضيحها كما يلي:
مصادر الاستقطاب الداخلية
يقصد بمصادر الاستقطاب الداخلية هي التوفير مرشحين للوظائف الشاغرة من داخل المنظمة، فقد لا تحتاج المنظمة للبحث عن موظفين من خارجها، حيث يتوفر لديها بعض الموظفين الذين يمتلكون الخبرة والكفاءات اللازمة لشغل بعض الوظائف.
وبالتالي يمكن ملء الفراغ في الوظائف الشاغرة من الموظفين دخل المنظمة، إما عن طريق الترقية أو توزيع العمالة الزائدة في بعض الأقسام والإدارات إلى الأقسام الأخرى التي هي بحاجة لموظفين.
أهم مصادر الاستقطاب الداخلي هي:
أولاً: الترقية
الترقية تعني نقل الموظف من وظيفة أدنى إلى وظيفة أعلى في المستوى الإداري، وتلجأ المنظمة لهذه الطريقة لأنها تحقق عدة مزايا.
ثانياً: النقل الوظيفي
قد يكون هناك عمالة زائدة في بعض الأقسام في المنظمة، إما بسبب تعديل في اجراءات العمل أو تبني تكنولوجيا جديدة أو ايقاف بعض الأنشطة التي تقوم بها المنظمة. لذا يستفاد من هذه العمالة بإعطائها فرصة العمل في الوظائف الشاغرة في الأقسام الآخرى.
وقد يتم النقل بناء على طلب الموظف بشرط توفر وظيفة مناسبة له وبالأتفاق مع مديره ومدير الإدارة التي سينتقل إليها، ضمن إجراءات محددة.
ثالثاً: الإعلان الداخلي
يتم الإعلان عن الوظائف الشاغرة في لوحة الإعلان الداخلية للمنظمة أو في موقعها، بحيث يتم رؤيته من جميع الموظفين في المنظمة ولهم حرية التقديم في هذه الوظائف إن وجد أحدهم لديه المواصفات المطلوبة ويتم إجراء خطوات الإختيار المتبعة مع المرشحين واختيار افضلهم، واكتشاف المهارات الموجودة لدى هؤلاء الموظفين.
مزايا وعيوب مصادر الاستقطاب الداخلي
المزايا
- رفع الروح المعنوية وتحفيز الموظفين.
- تنخفيض تكاليف التدريب.
- المحافظة على القوى العاملة في المنظمة من التسرب
- المحافظة على السرية العمل.
العيوب
- حجب خبرات وأساليب عمل جديدة من خارج المنظمة.
- قد يتم سوء اختيار العاملين في حالة الترقية.
- عدد الموظفين المتقدمين محدود وقليل نسبيا.
- قد لا تكون المصادر الداخلية بالكفاءة المطلوبة.
مصادرالاستقطاب الخارجية
ولأن المصادر الداخلية لا تكفي، فإن المنظمة تسعى لتوفير حاجتها من الموظفين من مصادر خارجية، وهنا نوضح أهم مصادر الاستقطاب الخارجي.
- طلبات التقديم المباشرة.
- مكاتب ومواقع التوظيف (Recruitment Companies).
- الإعلان الخارجي في وسائل الإعلام المختلفة أو الإعلان في موقع الشركة الإلكتروني (Company website) أو صفحاتها الرسمية على مواقع التواصل الاجتماعي، خاصة لينكدان (LinkedIn).
- المؤسسات التعليمية.
- ملتقيات التوظيف (Employment Fair).
- العاملون في المنظمات المنافسة.
فاعلية الاستقطاب
السؤال الذي يطرح نفسه هنا: كيف نجعل عملية الاستقطاب ناجعة في جذب العاملين المناسبين وزيادة عددهم وبالتالي اختيار أفضلهم؟
في الحقيقة هناك عدة عوامل يجب مراعاتها والتي تساعد على جذب المواهب والكفاءات، وهي:
- سمعة المنظمة، لذا نجد أن المنظمة بدأت تهتم لعلامتها التجارية والترويج لها بشكل مناسب حتى تستطيع جذب أفضل المواهب.
- الثقافة السائدة في المنظمة، أصبحت المنظمات تهتم إلى حد كبير بتعزيز ثقافة مشجعة للمواهب والمبدعين وتحديد التعامل الإنساني مع جمعي الموظفين بختلاف مستواهم دون تحيز أو عنصرية.
- توفير قد من الإستقلالية والمرونة في العمل والمشاركة في اتخاذ القرارات.
- تصميم الوظائف، بدأت الكثير من الشركات تعيد النظر في تصميم الوظائف وجعلها أكثر مرونة ومتنوعة وتثير اهتمام الموظف وبها نوع من التحدي.
5. إشباع الرغبات المادية والمعنوية للموظفين من خلال تحقيق توازن بين الحياة المهنية والشخصية وعدالة الأجور والعبء الوظيفي.
أساليب الاستقطاب
يعتمد القائمون على وظيفية الاستقطاب على عدة أساليب لجذب المرشحين وهي إما الإتصال المباشر بالمرشحين للوظائف الشاغرة، أو الإعلان عن الوظائف واستقبال طلبات المتقدمين، أو إعهاد هذه المهمة لشركة توظيف (Outsourcing).
أولاً: الاتصال بالمرشحين
يتم الاتصال مباشرة بالمرشحين غالباً عندما تكون المنظمة تبحث عن مواهب محددة وفيتم التواصل مع من تعتقد انه يمكن أن يحقق فارق وتغيير في مسار المنظمة، وغالباً ما يكون ذلك للمستويات الإدارية العليا.
كما يمكن أن تتواصل مباشرة بالمرشحين من خلال الطلبات التي قدمها المتقدمين في وقت سابق، فبدلاً من الإعلان عن الوظيفة الشاغرة يتم الفرز من بين الطلبات المتوفرة ومعرفة إن كان أصحابها ما زالوا يبحثون عن وظيفة ويتم تحديد موعد معهم للمقابلة.
كما يمكن أن تقوم المنظمة بعمل لجنة لمقابلة بعض المتميزين والذهاب إليهم، مثل المؤسسات التعليمية والجامعات، ويتم إجراء مقابلات مع المتميزين هناك وإعطائهم معلومات عن المنظمة وطبيعة العمل وعرض فرص وظيفية لهم.
ثانياً: الإعلان
لابد من الإعلان عن وجود وظائف شاغرة حتى يعرف الباحثون عن عمل أن هناك وظائف في مجال تخصصهم يمكن أن يقدموا لها، لذا يجب الاهتمام بمسألتين عند عمل الإعلان.
- وسيلة الإعلان المستخدمة
- تصميم الإعلان
وسيلة الإعلان المستخدمة
إذا كان الإعلان داخلياً فيتم الإعلان في لوحات الإعلانات الخاصة بالمنظمة، وكذلك في مجلتها الخاصة إن وجدت، أو يوزع منشور داخلي يوضح فيه الوظائف المتاحة، وهنا لابد أن يذكر تفاصيل الوظائف في الإعلان من شروط ومزايا وفرص.
أما إذا كان الإعلان خارجياً فيتم الإعلان في وسائل الأعلام المناسبة مثل الصحف والمجلات وصفحات التواصل الاجتماعي الرسمية الخاصة بالمنظمة وخاصة موقع LinkedIn بسبب تخصصه في هذا المجال، وكلً يعود على قدرة المنظمة المالية في دفع تكاليف الإعلان وأهمية الوظيفة.
تصميم الإعلان
يجب الإهتمام بكتابة محتوى الإعلان بأهمية بالغة من حيث:
المضمون: يجب أن يحتوي الإعلان على المعلومات التي توضح خصائص الوظيفة الشاغرة:
- اسم المنظمة.
- موقع المنظمة وعنوانها على أرض الواقع.
- التعريف بالوظيفة الشاغرة.
- تحديد المهام والواجبات والمسؤوليات.
- المؤهل والخبرة.
- كيفية التقديم للعمل.
- مميزات التي تقدم لمن يحصل على الوظيفة.
- موعد تقديم طلبات التوظيف وأخر موعد للتقديم.
الصياغة: يجب أن تكون الصياغة مشوقة وتجذب انتباه الباحثين عن عمل، ويجب اختيار خصائص الإعلان المناسبة بحسب طريقة النشر.
ثالثاً: التعهيد
التعهيد هو احالت بعض المهام لجهة خارجية متخصصة لتقوم بتنفيذها، حتى تتفرغ الشركة للمهام الأكثر أهمية أو الرئيسية والأساسية التي أنشأت من أجلها.
وفي حالة التوظيف أو الاستقطاب يتم إرسال المواصفات المطلوبة للوظائف الشاغرة لشركة توظيف متخصصة في ذلك، وتقوم هذه الشركة بتوفير أفضل المرشحين وإجراء المقابلات المبدئية معهم، وما يبقى على المنظمة سوء المقابلة النهائية للتأكد من صلاحية المرشحين للعمل.
الخلاصة
تعتبر وظيفة الاستقطاب من الوظائف الأساسية في إدارة الموارد البشرية، والتي تهتم بتوفير أنسب المرشحين لشغل الوظائف الشاغرة، من خلال استقطابهم من أهم مصادر تواجدهم إما داخلياً من خلال الترقية أو النقل أو الإعلان الداخلي، أو خارجياً من خلال مصادر خارجية مختلفة أهمها الإعلان في وسائل الإعلان المختلفة.
أهم الأسئلة شيوعاً
عرف الاستقطاب بأنه عملية جذب مجموعة كافية من طالبي العمل المؤهلين الذين يمكن أن يكونوا قاعدة يمكن الاختيار منها أصلح المتقدمين لشغل الوظائف المتاحة في المنظمة.
– إعداد وتجهيز كل الوثائق اللازمة لعملية الاستقطاب.
– تحديد مصادر الحصول على الموارد البشرية اللازمة لشغل الوظائف الشاغرة.
– تحديد مكونات الإعلان الذي سيتم نشره.
– التنسيق مع بقية أقسام إدارة الموارد البشرية لتحديد عوامل جذب لأفضل المرشحين للوظائف.
مصادر داخلية:
– الترقية
– النقل الوظيفي
– الإعلان الداخلي
مصادر خارجية:
1. طلبات التقديم المباشرة.
2. مكاتب ومواقع التوظيف (Recruitment Companies).
3. الإعلان الخارجي في وسائل الإعلام المختلفة.
4. المؤسسات التعليمية.
5. ملتقيات التوظيف (Employment Fair).
6. العاملون في المنظمات المنافسة.
– الاتصال المباشر بالمرشحين للوظائف الشاغرة.
– الإعلان عن الوظائف واستقبال طلبات المتقدمين.
– إعهاد هذه المهمة لشركة توظيف (Outsourcing).
